Projetos em GED.

   Ter um sistema de GED significa ter nas mãos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa. Pode ser implementado tanto para documentos digitais como para documentos digitalizados. 

   Para documentos em papel, existe a possibilidade de descarte dos documentos com validade jurídica.  

   Dessa forma, o armazenamento físico do papel seria dispensado através da digitalização autenticada. Os documentos digitalizados são disponibilizados no GedOne , software de gerenciamento eletrônico de documentos. Para documentos digitais é necessária a indexação e o armazenamento diretamente no GED.

   Através de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos podemos categorizar os documentos, implementar tabelas de temporalidade e controlar a segurança de acesso aos documentos.

Algumas das vantagens do GED:

  • Acesso rápido aos documentos;

  • Possibilidade de consultas por palavras-chave;

  • Compartilhamento das informações;

  • Documentos passam a ser corporativos e não setoriais ou particulares;

  • Controle total de acesso aos documentos;

  • Controle de versão de documentos;

  • Log de acesso aos documentos;

  • Otimização do tempo dos recursos humanos. 

  Curiosidades

  • A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anos anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 anos e será duplicado a cada 11 anos em 2010.

  • Um executivo gasta em média 4 semanas por ano procurando documentos, é feito em média, 19 cópias de cada documento.

  • Um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650Mb de informação, isso corresponde a 13.000 páginas de documentos.

   fonte: AIIM Internacional - maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação