Digitalização de Documentos.
A digitalização de documentos assenta na transferência de informação para suporte digital, e tem por principais objectos a optimização da forma de alojamento, a minimização do tempo para consulta e a potenciação do acesso simultâneo para uma comunidade.
A Digitalização pode ser definida como sendo a conversão de um suporte fÃsico de dados e/ou informação para um suporte em formato digital informatizado. Basicamente, substituem os documentos em papel ou microfilme, permitindo um acesso mais rápido e armazenamento mais eficiente.
Como todos os sistemas de arquivo, o processo de digitalização assenta nos seguintes princÃpios:
- Preparação de Documentos
- Captura de imagem
- Indexação
- Acesso à informação
- Arquivo
As vantagens , amplamente reconhecidas nas mais variadas áreas, são inúmeras e de nÃveis de importância diferenciados consoante a conjectura empresarial, orgânica, social e geográfica, de quem utiliza captura de imagem no suporte ao negócio. Entre outras, as principais passam por:
- Duplicação a baixo custo
- Utilização de espaço negligenciável
- Acesso rápido com qualidade de imagem a dados e informação
- Transmissão integral de dados e informação
- Acesso múltiplo e instantâneo em qualquer parte do mundo
- Garantias de segurança e controlo de acessos
- Evolução acentuada nas ferramentas de Gestão Electrónica de Documentos e insfraestruturas de suporte, que potenciam grandemente a rentabilidade de análise, diagnóstico e acção
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